臺大進修推廣部行政品質評鑑活動紀實


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為提升本校行政品質,有效支援校務之整體運作及發展,近年來由本校秘書室推動全校性行政單位之行政品質評鑑。本(101)學年度受評單位共計進修推廣部、國際事務處、財務管理處、環境保護暨職業安全衛生中心等4個單位。依評鑑相關作業規範,受評單位須於9月的第一次評鑑委員會議作業務簡報,10月份進行「顧客滿意度」網路調查,完成後作結果統計分析,於11月底併評鑑表等書面資料送交秘書室。此外,評鑑委員於12月至受評單位進行現場實地訪視,並請受評單位現場說明。最後,委員會將評鑑結果送交受評單位作為改進參考,受評單位於次年度五月提出具體改進措施。

本部為了此次行政品質評鑑,籌備工作從暑假期間就陸續進行。準備工作包括製作簡報、自我評鑑表撰寫分工、研擬「顧客滿意度」問卷題目及對象、問卷結果統計分析、實地訪視活動規劃、評鑑資料夾準備、環境加強維護改善……等。經過多次會議不斷討論、執行、修正再執行,為的就是要將本部最好的一面呈現出來。其中,同仁們為了準備評鑑資料夾,除忙於平時原有的業務,還要從中找出時間將自己業務範圍內的資料整理成冊,可說是分身乏術,也是對同仁的一大挑戰。在同心協力、彼此鼓勵之下,最後終於完成了預定呈現的所有資料夾。而在環境改善方面,在業務量日漸增加的情況下,每位同仁承辦相關業務所留下來的書面資料,辦公室的收納空間已不敷使用。此外,本部規劃建置「檔案室」,俾讓多年來的各種文件資料得能妥善保存。一如圖書館般分門別類將資料上架,有利於資料建檔,在經驗傳承上也是一大助益。每位同仁的辦公空間也因此變得舒適且寬敞,整個辦公室煥然一新,大幅提高工作效率。

本次行政品質評鑑實地訪視於12月5日舉行,由受評單位自行安排活動流程。本部將活動流程分成四大部分:一、行政品質評鑑簡報 二、資料檢閱 三、本部環境導覽 四、綜合座談。首先,在行政品質評鑑簡報方面,特整理本部近年來在各方面的努力成果,透過平衡計分卡的四大構面進行呈現,著實讓審查委員留下深刻印象。接著在資料檢閱室本部準備了各式資料夾及電腦設備供評鑑委員檢視瀏覽,資料夾部分包含:課務資料、會議資料、總務採購、多媒體數位課程與資訊系統、行銷策略與推廣活動等;另外,現場並備有6台電腦,分別展示推廣教育網、數位學習網、facebook菁英會客室、管理資訊系統(MIS)及內部管理系統(EIP)等e化作業。在書面資料檢閱結束後,隨即引領委員們進行環境導覽,讓委員們可以近距離觀察本部在老舊建築下,對環境設備改善所作的努力。最後進行綜合座談時,委員們除了提出相關之各項建議外,對於本部在軟體、硬體及營運績效上一致讚不絕口,充份表現高度肯定。

本次行政品質評鑑,在本部全體同仁的向心力表現及週全服務,相互支援展現高度的自我要求與團隊合作下圓滿落幕,相信審查委員們對本部的優秀表現及同仁們的貼心服務都留下了深刻印象。此外,本部也衷心感謝委員們給予本部的鼓勵與指教,相信這些寶貴的意見,都將作為本部規劃未來發展方向的最佳指引。